La dotación es una prestación social que deben entregar los empleadores cada cuatro meses,  a aquellos trabajadores que ganan hasta dos (2) salarios mínimos para desempeñar sus funciones. Esta consiste en un par de zapatos y una muda de ropa para que sean usados durante el tiempo de trabajo, de acuerdo al clima y condiciones en que se labore. En razón a esto, existen mecanismos para lograr el reconocimiento o pago de la dotación.

Con respecto al campo de dotación (NIE156) de acuerdo a la resolución No. 000013 de la Dían; De conformidad con lo previsto en el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, corresponde al valor que el empleador dispone para suministrar la dotación de sus trabajadores.

conforme a los requisitos establecidos en la resolución No. 000013 del 11 de febrero del 2021 expedida por DIAN, en el numeral 10 del artículo 1:

“(…) un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado. (Subrayado fuera de texto).

De la norma anterior se deduce que el documento soporte de pago de nómina electrónica es un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en el IVA, que se exige para soportar los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, es decir, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.

Por su parte, el numeral 18 del artículo 1 de la misma resolución, dispone sobre el valor devengado de nómina, lo siguiente:

“18. Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»”. (Subrayado fuera de texto).

De manera que, todos los pagos o abonos en cuenta efectuados (sic) por un empleador al trabajador con quien tenga una vinculación laboral o legal y reglamentaria, para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta del citado empleador deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Así las cosas, la norma no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie.

En consecuencia, prestaciones como dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar.

Ahora bien, para efectos de lo anterior, el contribuyente del impuesto sobre la renta que requiera soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá determinar el valor del respectivo pago efectuado en especie e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficiario (sic) de dicho pago.