Glosario de términos minomina.com
Se presenta un glosario de términos que muestran conceptos específicos que más se usan en el sistema de nómina electrónica. Su objetivo es dar a conocer las terminologías que se manejan en la DIAN
En minomina.com ponemos a tu disposición una serie de términos con definiciones para que puedas utilizarlos adecuadamente dentro del sistema de nómina electrónica. Además, de ir en sintonía con la DIAN y sus exigencias.
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Para consultar cualquier información de interés, haz clic en los enlaces a continuación:
Código Único de Nómina Electrónica (CUNE)
Fondo de Solidaridad Pensional (FSP)
Soporte de pago de nómina electrónica
Archivo XML
XML es el acrónimo de “Extensible Markup Language”; un tipo de lenguaje codificado con el que se estructura un documento. Este modelo facilita a los sistemas el análisis y lectura de datos. La DIAN exige el envío del documento de soporte de pago de nómina electrónica en dicho formato. Es por eso que se recomienda utilizar un software que lo genere y minomina.com lo tiene para ti.
Calendario DIAN
La DIAN ha lanzado un sistema de fechas para la implementación del pago de nómina electrónica. Este calendario cuenta con los meses en que las empresas jurídicas con personal a su cargo pueden empezar a gestionar. Varían en función a la cantidad de trabajadores y el proceso será a partir del mes de octubre hasta diciembre de 2021.
Carga de novedades
Es el proceso de añadir al sistema de nómina electrónica, los conceptos y valores de los pagos, retenciones e impuesto que un trabajador genera. Se hace de forma individual por cada empleado a través de la web para luego generar el documento de soporte.
Carga Masiva
Es el proceso de añadir al sistema de nómina electrónica una gran cantidad de información, datos (valores de pagos del trabajador) y elementos de configuración, creando un bloque de archivo informativo que contiene documentos XML o en excel. De esta manera se ahorra tiempo y esfuerzo a la hora de actualizar la información laboral que se tiene.
Código QR
Código QR (Quick Response) son codificaciones de barras capaces de almacenar información. Su diseño es cuadriculado con una serie de figuras sin sentido, que solo se pueden leer a través de un lector QR. Los teléfonos inteligentes cuentan con esta tecnología permitiendo acceder a datos desde el móvil, al instante.
Código Único de Nómina Electrónica (CUNE)
Es un código alfanumérico único e irrepetible, que se crea una vez el documento de soporte de nómina electrónica se genera. Es un requisito obligatorio que la DIAN solicita incluir en el archivo que se le envía. En caso de tener algún tipo de ajuste o enmienda, este identificador no se puede repetir. El sistema debe cambiarlo y asignar uno nuevo a la transacción.
Concepto de pago de nómina
A la hora de definir una relación valor – acción, la DIAN exige colocar un concepto de pago de nómina. Se trata de la descripción que soporta el monto generado por el trabajador tras prestar sus servicios. De esta forma, se puede llevar un control periódico de cuando produce o se le retiene a un empleado con determinado producto. También, para crear estadísticas y análisis utilizando la misma variable en todos los casos correspondientes.
Devengado
Es el derecho a recibir un abono, honorario o retribución a cambio de un servicio prestado. Se usa en ambientes administrativos para referirse a la cantidad de dinero que gana un trabajador por concepto de salario. En otras palabras, es el pago que se le otorga a una persona por cumplir sus actividades diarias correctamente.
DIAN
DIAN son las siglas que resumen a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Un organismo público que forma parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Dentro de sus funciones está la de recaudar impuesto, velar para la seguridad económica de Colombia, protección social, controlar el fiel cumplimiento de normas aduaneras, tributarias, cambiarias, entre otros. Tiene jurisdicción en todo el país y cuenta con sus propios bienes y patrimonios.
Firma digital
Es un proceso algorítmico y matemático que se usa para validar la veracidad, autenticidad e integridad de una persona. Se usa para asegurar él envió de mensajes, documentos digitales o accesos a software de forma segura. Solo aquel que tenga la firma digital en sus manos podrá ingresar a un sistema o activar la transmisión de datos de un punto a otro.
Se diferencia de una firma a puño y letra, en que no utiliza un nombre o un conjunto de líneas difíciles de replicar. Se trata de una clave electrónica que puede combinar una secuencia de caracteres o dos contraseñas. A través de técnicas criptográficas que se le aplican al contenido, la autenticación del emisor.
Fondo de Solidaridad Pensional (FSP)
Es un sistema de ayuda especial que la Nación ha destinado a un sector del país con carencias económicas y sin acceso al Sistema de Seguridad Social. Otorga subsidios monetarios para la atención directo de personas en estado de indigencia, pobreza extrema o adultos mayores.
Impuesto Sobre la Renta (ISR)
El ISR es un pago que las personas deben realizar si sus ingresos anuales son mayores al tope impuesto por la ley. Pagan un porcentaje del total al Estado quien lo recauda a través de la DIAN.
Impuestos
Es un monto destinado para pagar por el uso, posesión o adquisición de bienes materiales específicos. Por ejemplo, artículos de lujo, directos, de importación, entre otros. El dinero lo recolecta la DIAN, un ente administrador autorizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Incapacidades laborales
Cuando un trabajador pierde la capacidad física o intelectual para ejecutar sus funciones diarias en el trabajo; se dice que entra en una incapacidad laboral. Sin embargo, esta se puede presentar de manera temporal o permanente. Causada por situaciones extremas dentro o fuera de la institución. Ante estos casos es fundamental atender al empleado antes de que repercute en una situación más extrema.
Integración API Rest
Si un cliente tiene un software de nómina activo y quiere contratar los servicios de Minomina.com, debe activar una integración API Rest. Se trata de una serie de técnicas que habilitan la conexión entre ambos servidores, así la comunicación se hará con mayor facilidad y sin contratiempos.
Liquidaciones
Es un procedimiento contable que denota el fin o disolución de una actividad comercial, económica o financiera. Por lo general, se cierra el convenio con un pago único definitivo que rompe por completo todo tipo de enlace entre las partes. La ley mantiene un estricto proceso de cálculo de liquidación de nómina que el contratante debe cumplir.
NIT
NIT (Número de Identificación Tributario), es un número único que se maneja en el Estado colombiano para identificar a personas y empresas que son contribuyentes. Este valor es otorgado por la DIAN luego de haberse inscrito en el RUT (Registro Único Tributario).
Nómina Electrónica
Es un documento digital que registra y resguarda la información salarial que perciben los trabajadores de una empresa. Equivalente a la nómina de empleados, solo que esta se maneja desde un sistema automatizado. Con módulos de consulta, reporte, generación de estadística, transmisión de datos a la DIAN, entre otros.
Su implementación ha salido en resolución 013 del 11 de febrero de 2021 por parte de la DIAN, para que las empresas jurídicas con empleados se actualicen. De ahora en adelante, los procesos administrativos salariales de las organizaciones se harán a través de un software y con comunicación directa con la DIAN.
Notas de ajuste
A la hora de generar el documento de soporte de nómina electrónica, puede ocurrir algún error. Desde haber olvidado añadir un concepto, un mal cálculo de los montos o simplemente una ficha equivocada. Las notas de ajuste se activan para enmendar, sustituir o eliminar un documento de nómina.
La DIAN ha estipulado algunos parámetros obligatorios al momento de utilizar Notas de Ajuste. Por ejemplo, generar otro CUNE, enviar de forma explícita el motivo de la nota, colocar fecha, hora y CUNE original del documento sustituido, entre otros.
Novedades extemporáneas
Las empresas que manejan aportes adicionales a sus empleados por conceptos particulares, pueden utilizar las novedades extemporáneas para informar. Es decir, si la empresa paga por comisiones, horas extras, incentivos, regalos, bonos entre otros; utiliza esta descripción para notificarlo a la DIAN. No es necesario que cambie su nomenclatura, pero si que sea explícito ante el ente regulador.
Resolución 013
Es una decisión no normativa que la DIAN ha lanzado el pasado 11 de febrero de 2021, para informar sobre los procesos generales de desarrollo e implementación de la nómina electrónica en Colombia. En ella se plasma cada punto relacionado con el uso, procedimientos, pasos, guía de como ir preparándose para usar un sistema automatizado en la gestión de nómina.
Retenciones
Es una cantidad de dinero que la empresa toma del salario integral de un trabajador, con fines de pagos por cobrar, pueden ser impuestos, deudas, préstamos, descuentos, entre otros. En la nómina electrónica debe aparecer bien detallado el motivo exacto de una retención. Además, del porcentaje aplicado y el monto que va quedando.
Seguridad Social
La Seguridad Social es un sistema de atención y protección que el Estado otorga a la sociedad para que estos tengan acceso a servicios médicos oportunos y de calidad. Especialmente a adultos mayores, desempleados, que padezcan de alguna enfermedad, accidentes laborales, en caso de maternidad o carecen de sostén de familia.
Software de Nómina
Es un programa desarrollado para automatizar los procesos de nómina de una empresa. Las empresas deben incorporar uno de estos softwares en las unidades administrativas, bien sea de desarrollo propio o de un tercero. Minomina.com ofrece este servicio bajo los estándares exigidos por la DIAN para su fiel cumplimiento.
Son usados para generar documentos de soporte de pago de nómina electrónica, notas de ajuste, transmisión de información con la DIAN, entre otros. Todo en cumplimiento con la resolución 013.
Soporte de pago de nómina electrónica
Es un respaldo que el sistema de nómina electrónica emite con el fin de sustituir los desprendibles tradicionales. Este documento digital contiene toda la información detallada y desglosada de los montos y conceptos que genera un trabajador en una empresa. La resolución 013 de la DIAN exige que el archivo sea enviado a sus manos bajo un formato XML y con la data requerida.
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