Las notas de ajuste es un procedimiento para enmendar errores, corregir, sustituir o eliminar documentos de soporte de pago de nómina electrónica. Conoce qué es, cuándo aplicarlo y datos de interés

La DIAN ha exigido a las empresas jurídicas el uso de sistemas automatizados para gestionar su nómina. Además, de la generación de un documento de soporte con características especiales para su transmisión. Sin embargo, en el proceso administrativo electrónico pueden ocurrir errores humanos.

Por ejemplo, no enviar un determinado pago a tiempo, se olvidaron de añadir novedades extemporáneas o falto realizar un ajuste necesario. A través del sistema de nómina electrónica es posible enmendar estos errores utilizando notas de ajuste. ¿Qué son? ¿Cómo funcionan? y ¿Qué tan importante es conocerlas? Aprende de qué se trata.

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¿Qué son notas de ajuste?

¿Cuándo utilizar notas de ajuste?

Enumeración de las notas de ajuste

Datos importantes a saber sobre las notas de ajuste

¿Qué son notas de ajuste?

Las notas de ajustes dentro de la nómina electrónica, funcionan como un mecanismo para enmendar errores o sustituir documentos de soporte. Puede ocurrir que el operador no haya incluido un concepto, novedades extemporáneas, cálculos mal ejecutados, olvidar procedimientos que exige la DIAN, entre otros.

Si falta un dato o hay un error en el documento de soporte que se envía a la DIAN puede ser considerado como no válido, generando otras situaciones más engorrosas. Es por eso que, las notas de ajuste son de gran importancia para la nómina electrónica.

"En minomina de acuerdo al Anexo técnico documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica – Versión 1.0 la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (NominaIndividualDeAjuste): corresponde al ajuste que debe realizar la Empresa por cada empleado el cual se deba ajustar o reemplazar por errores aritméticos contables o de contenido y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir."

¿Cuándo utilizar notas de ajuste?

El uso de las notas de ajuste viene enmarcado en el artículo 17 resolución 013 emitida por la DIAN el 11 de febrero de 2021, donde se explica que la acción se ejecuta cuando se presentan errores en los documentos de soporte de pago de nómina electrónica.

Las notas de ajuste se deben enviar a la DIAN con la respectiva explicación de su creación. El organismo encargado la recibe y valida a partir de las regulaciones descritas en la sección 2, 3 y 4 título 5 de la resolución.

Otro caso para utilizar notas de ajustes es para eliminar documentos de nómina de presentar algún error. Uno muy particular es cuando se envía un documento no válido o errado en su totalidad.

Enumeración de las notas de ajuste

Las notas de ajuste deben llevar un sistema de codificación o numeración cada vez que se emita una. Además, debe estar ajustada al tipo de enmienda realizada según sea el caso. Para estos casos la DIAN ha aprobado la colocación de un número interno consecutivo y es obligatorio a la hora de emitir la nómina electrónica.

Otros códigos obligatorios en la nota de ajuste es el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica). El identificador no se puede repetir, por lo que, si se reemplaza el documento de soporte original utilizando una nota de ajuste, este debe salir con otro CUNE.

Por último, las notas de ajuste deben incluir todos los conceptos del soporte de pago de nómina electrónica, es decir, valores devengados, retenidos, deducidos, diferenciales, entre otros.

Datos importantes a saber sobre las notas de ajuste

Las notas de ajuste son de gran importancia a la hora de enmendar o reemplazar un documento de soporte de nómina electrónica. Este documento también permite eliminar un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica que el sujeto obligado deba eliminar por errores contables o de procedimiento. Para utilizarla de forma adecuada, te dejamos algunos datos valiosos que debes conocer:

• Código CUNE. Las notas de ajuste en el reemplazo de documentos de soporte de pago de nómina, deben incluir el código CUNE original, el nuevo código, la fecha y hora de generación del mismo.
• Notificación al DIAN. Es necesario notificar a la DIAN el tipo de nota de ajuste que se está enviando.
• Datos esenciales. Incluye el nombre, apellidos, razón social y NIT como datos obligatorios a la hora de transmitir.
• Datos del beneficiario. Se deben colocar los datos del beneficiario de la nómina electrónica.
• Firma electrónica. Por último, añade la firma electrónica considerando las normas vigentes impuestas por la DIAN.

"Este documento electrónico podrá hacerse tantas veces como correcciones se requieran realizar sobre un mismo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, siendo la última nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica validada, la que sirva como soporte."

Las notas de ajuste se crearon como un mecanismo de apoyo a los operadores de la nómina electrónica, para facilitar el proceso de corrección de errores o eliminar documentos de soporte. 

Es fundamental seguir al pie de la letra las exigencias de la DIAN para garantizar su validez y debido procesamiento. La clave es contar con un buen software para generar estos ajustes a tiempo y con la claridad que se solicita.