La DIAN exige la colocación de diferentes conceptos de pago bajo una denominación conceptual específica y homologada para las empresas. Conoce cuáles están permitidos y la importancia de mantenerlos.

La nómina electrónica sirve para realizar reportes de pagos laborales, establecidos previamente en un contrato y esto se debe a que, liquidaciones referentes a contratos de servicios comerciales, no son permitidos.

Es necesario aclarar este punto debido a que una empresa puede emitir distintos tipos de pagos. Sin embargo, lo que la DIAN establece es únicamente válido para aquellos honorarios que recibe un trabajador por sus servicios. Además, debe estar registrado en la nómina de la organización. A continuación, hablaremos que se puede pagar en una nómina electrónica.

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Pagos permitidos en nómina electrónica

Sueldos devengados

Retenciones

Impuestos

Fondos de Solidaridad Pensional

Novedades Extemporáneas

Incapacidades

Pagos permitidos en nómina electrónica

La DIAN debe recibir todos los pagos que devenga un trabajador en una empresa, previo acuerdo entre las partes y plasmado en un contrato laboral. Esta información se imprime en una factura electrónica que el contratista genera. Conozcamos cuales son estas liquidaciones que se permiten colocar:

Sueldos devengados

Los honorarios que recibe un trabajador por sus servicios prestados, se consideran pagos o sueldos devengados y es el monto establecido originalmente en el contrato laboral. Este sufrirá algunas deducciones que también se deben plasmar en la nómina electrónica. El resultado final será el pago de salario que recibirá el contratado.

Retenciones

Lo que la ley estipula como retenciones de pago de salario, también se deben plasmar en la nómina electrónica. Estas variables se añaden con el fin de saber que le quitan al trabajar y cuánto influye en su pago final. Además, se usan conceptos o descripciones establecidos por la norma de uso externo o interno.

Impuestos

Si el empleado tiene en su haber una serie de impuestos por pagar, se le puede retirar del pago de nómina. Esta descripción debe aparecer en la facturación para que pueda usarlo a la hora de declarar sus tributos.

Fondos de Solidaridad Pensional

El Fondo de Solidaridad Pensional (FSP) es una cuenta especial que la Nación ha creado sin persona jurídica. Esta ayuda está adscrita al Ministerio del Trabajo; tiene como objetivo el pago de subsidios para la población pensionada del país. Se les otorga a los ciudadanos de escasos recursos o aquellos que no tienen acceso a la Seguridad Social.

"En minomina de acuerdo a la resolución emitida por la DIAN los valores de Fondo de Solidaridad Pensional (FSP) debe corresponder al porcentaje de deducción de fondo de seguridad pensional que paga el trabajador, incluido subsistencia (ante la DIAN, no se debe dividir como en PILA)."

La DIAN permite colocar los valores del Fondo de Solidaridad Pensional en la nómina electrónica. Este monto debe corresponder al porcentaje que se le deduce al empleado para el pago del FSP que realiza.

Novedades Extemporáneas

Las novedades extemporáneas son pagos relacionados con el comportamiento del empleado y vinculados directamente con su desempeño y gestión en la organización. Funciona como un incentivo que solo aplica para el que se lo ha ganado. La DIAN exige colocar esta descripción de pago en la nómina para saber cuánto gana realmente un trabajador.

Incapacidades

Cuando un empleado entra en el estatus de incapacitado, se deben reportar en el sistema de información hacia la DIAN. Sin embargo, solo aplica para tres modalidades y son: de origen común, profesional o laboral.

Con un buen proveedor que te ayude a implementar tu nómina electrónica agilizas el pago de tus empleados. De forma automatizada, cada uno de ellos tendrá acceso a la información integral de su salario, además, de un puente directo con la DIAN para cumplir con sus exigencias, no solo en datos sino en formatos.