Sobre el auxilio de las cesantías, se reitera que frente al documento soporte de pago de nómina electrónica, el mismo tiene como finalidad soportar el costo, deducción e impuestos descontables.  

A su vez, este se origina entre otros, por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos (Artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).  

“ARTICULO 110. DEDUCCIÓN DE CESANTIAS CONSOLIDADA. Los contribuyentes que lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores.”   
 

Por su parte, respecto a la naturaleza tributaria de los intereses sobre las cesantías, el artículo 1.2.1.18.67. del Decreto 1625 de 2016, establece que: “para efectos de lo previsto en el artículo 29 de la Ley 75 de 1986 (hoy artículo 81 del Estatuto Tributario), se considera como un gasto laboral y no como un gasto financiero, el valor de los intereses sobre cesantías que deban reconocer los empleadores a sus trabajadores. En consecuencia, tales intereses podrán ser deducidos en su totalidad de la renta del contribuyente, siempre que cumplan los demás requisitos que para su aceptación exigen las normas vigentes”.  
 

Por otra parte, el literal c) del numeral 1 del artículo 105 del Estatuto Tributario, establece “(…) los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos (…)”, es decir, esta disposición, en armonía con las indicadas anteriormente, establecen el momento en que es aceptado fiscalmente la deducción por cesantías.   
 

En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.   
 

Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.”  
 

Para finalizar, respecto a la forma de reportar los conceptos de cesantías, el Anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 dispone los campos NIE 119 a 122, dentro de los cuales el sujeto obligado deberá determinar la información a incluir en cada uno de ellos, de acuerdo con su descripción.  
 

Con lo que respecta al concepto de prima de servicio, se puede tomar de la misma forma, con el concepto de devengo ya explicado en la doctrina citada anteriormente.   
 

Ahora bien, se aclara que el documento soporte de pago de nómina electrónica y lo que se informa en el PILA, tiene connotaciones y tratamientos diferentes, por lo anterior se solicita tenerlo en cuenta, y dar el tratamiento que corresponde de conformidad con lo que ya se informó.