Conoce en este artículo los elementos para diferenciar los pagos salariales y no salariales en tú nómina electrónica. Sigue leyendo...

La determinación de pagos salariales y no salariales es un proceso fundamental a la hora de generar una nómina electrónica. Cada concepto refleja lo que percibe un trabajador por sus funciones o servicios prestados. Es obligatorio identificar ambos aspectos antes de redactar su pago en el sistema. Aquí te mostramos ¿Cómo diferenciarlos? y ¿Qué impacto generan en la nómina?

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Diferencias entre pagos salariales y no salariales

Pagos salariales

Pagos no salariales

¿Cómo impactan estos conceptos en la nómina electrónica? 

Diferencias entre pagos salariales y no salariales

En una nómina electrónica se debe plasmar todo el proceso administrativo salarial de un trabajador. Incluye datos como lo devengado, lo retenido, descuentos, bonificaciones, entre otros parámetros. Pero ¿Cómo determinar pagos salariales y no salariales de un empleado? Lo primero es definir cada concepto por separado e identificar que ítems forman parte de uno u otro:

Pagos salariales

La determinación de pagos salariales se hace de acuerdo con los servicios prestados por parte de un trabajador a una empresa. Todo aquello que devenga gracias a su labor, será reflejado en este concepto. El pago puede ser con dinero u otra variedad (en especies); sin embargo, dependerá de lo acordado previamente entre las partes.

Los pagos salariales son periódicos dependiendo del tiempo que dure la relación laboral. El valor de cada transacción es determinado por el empleador, y al final del año suman en las prestaciones. ¿Cómo identificarlos?

1. Carácter retributivo u oneroso. Consiste en pagos efectuados directamente a una persona en función a los servicios prestados.
2. Carácter de no gratitud o liberalidad. Pagos no considerados como esporádicos o espontáneos.
3. Carácter de ingreso personal. Es una retribución constante que ayuda a incrementar el patrimonio del trabajador.

Dentro de los pagos salariales más utilizados destacan: comisiones, horas extras, bonos nocturnos, días feriados, especies acordadas, viáticos acordados, porcentajes de ventas y bonos cotidianos.

Cada una de estas transacciones es la base de la sumatoria de grandes aspectos de liquidación, hablamos de:

• Prestaciones sociales. Cesantías, intereses de cesantías y derecho a la dotación.
• Devengado. Impacta en la exoneración tributaria expuesta en el artículo 114-1.
• Indemnizaciones. Por despidos o sanciones.
• Aporte seguridad social y parafiscal. Licencias, incapacidades y pensiones.

Pagos no salariales

Los pagos no salariales se determinan o identifican por no ser considerados para la base de cálculos de: prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social. El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo indica lo siguiente:

"Cuando un trabajador recibe beneficios en dinero o especie de forma ocasional, entra en pagos no salariales. En esta lista tenemos primas, bonificaciones, gratificaciones o excedentes. Es decir, nada que le aporte enriquecimiento a su patrimonio."

Este tipo de pago no salarial representa un incentivo o extra a sus funciones. Por ejemplo, pago de transporte, accesorios de trabajo, habitación, vestuario, alimentación, vacaciones, entre otros.

Los pagos no salariales se clasifican de la siguiente manera:

• Prestaciones sociales. No forman parte del salario.
• Pagos ocasionales. Regalos, participación de utilidades, bonificaciones no retributivas.
• Gastos empresariales. De representación, transporte, accesorios de trabajo, entre otros.
• Viáticos accidentales. Pagos de movilidad, transporte, hospedaje y alimentación para casos esporádicos o puntuales, no previstos.
• Otros. Subsidio familiar, propinas, auxilio de transporte.

Si bien la determinación de pagos salariales y no salariales está perfectamente esclarecidos, hay reglas generales que pueden dar un giro a las transacciones. Por ejemplo, excepciones establecidas en ley que convierten pagos salariales en no salariales.

¿Cómo impactan estos conceptos en la nómina electrónica?

Contar con una nómina electrónica en la gestión administrativa de tu empresa, es ahora de carácter obligatorio. Para cumplir con la normativa debes asegurarte que el sistema este adecuado con las particularidades exigidas por la ley. También tienes la opción de contratar los servicios de una agencia especializada que proporcione el software. En cualquiera de los casos, es necesario que tenga una correcta adecuación en función a los parámetros salariales de la organización.

Con la determinación de pagos salariales y no salariales, el software debe contar con estos conceptos perfectamente definidos. Así, se evitan errores de cálculos tanto para la empresa como para los trabajadores.

En una nómina electrónica el impacto puede ser negativo si no se parametrizan bien cada transacción. A la hora de elegir una categoría para los pagos, este debe contener lo considerado salarial y no salarial. Si es así, minimizas procesos de edición, corrección, legales, financieros y administrativos.