¿Necesitas consultar, grabar o modificar novedades de tu nómina para un período en particular? En este instructivo podrás conocer las diferentes novedades que se pueden gestionar en la plataforma. 

minomina.com tiene estructurado los tipos de novedades que se pueden aplicar para gestionar el documento de pago del trabajador. Las novedades de una nómina son los conceptos relacionados con las deducciones e ingresos percibidos por el trabajador (devengados) y están estructuradas en el sistema según los siguientes tipos:

1. Horas extras y recargos
2. Vacaciones
3. Incapacidades y licencias
4. Otros devengados
5. Deducciones y retenciones

Horas extras y recargos

La novedad de hora extra es aplicado al trabajo adicional que realiza un empleado o trabajador en un horario fuera del habitual. El concepto nominal de recargo es producto del cálculo del porcentaje de las horas adicionales de trabajo realizado fuera de la jornada ordinaria. Se tipifican de la siguiente forma:

CONCEPTO	TIPO DE HORA	PORCENTAJE DE RECARGO	FORMULA DE CÁLCULO
Hora extra	Diurno	25%	V.H.O X 125%
Hora extra	Nocturno	75%	V.H.O X 175%
Hora extra	Día festivo o Diurno dominical	100%	V.H.O X 200%
Hora extra	Día festivo o Diurno dominical	150%	V.H.O X 250%

 

Vacaciones

Por ley los trabajadores en Colombia tienen el derecho al disfrute de 15 días hábiles de vacaciones completamente remuneradas por cada año de trabajo en la empresa. El cálculo deber ser realizado tomando en cuenta el salario base del trabajador.

Incapacidades y licencias

Este concepto trata de un auxilio económico que obtiene el trabajador como consecuencia de una  incapacitación laboral. La ley establece literalmente lo siguiente:

«..... tratándose de incapacidades laborales la Corte ha entendido que estos pagos se constituyen en el medio de subsistencia de la persona que como consecuencia de una afectación en su estado de salud ha visto reducida la capacidad de procurarse por sus propios medios los recursos para su subsistencia y la de su familia....»

Otros devengados

En este tipo de novedad se agrupan aquellos conceptos de la nómina que son una remuneración. Por ejemplo: salario, comisiones, auxilio de transporte y  otros beneficios.

Deducciones y retenciones

Este tipo de novedades clasifica todos los conceptos asociados al dinero retenido para el cumplimiento de requisitos legales o que fueron autorizados previamente por el empleado. Los montos correspondientes a las deducciones y retenciones son descontados del monto total devengado por el trabajador en cada período de la nómina.

Seguidamente, revisaremos los tipos de de novedades de la nómina electrónica y las funcionalidades más relevantes para gestionarlas vía web.

Iniciar sesión en minomina.com

Lo primero que debes hacer es iniciar sesión en el portal corporativo https://www.minomina.com/. Si tienes dudas consulta el procedimiento en «¿Cómo ingresar a minomina.com?». A continuación, entremos en materia para conocer los tipos de novedades disponibles en la nómina electrónica. Una vez que se ha iniciado la sesión con éxito en la plataforma, entrarás a la pantalla del ambiente. Revisa y cierra el aviso, tal como se muestra en la la siguiente ilustración:

¿Dónde se gestionan las novedades en minomina.com?

Dirígete al menú principal que se encuentra ubicado en el lado izquierdo de la pantalla. Pulsa sobre la opción «Nómina». Seguidamente, se desplegarán las opciones del menú, opta por la primera que indica «Generar Nómina», tal y como se observa en la próxima imagen.

De inmediato, se ingresa a la panel del sistema que muestra las funcionalidades para «Generar Nómina». Esta estructura está compuesta por 3 bloques: Novedades, Transmitir a la DIAN y Reportes. Examinemos transacciones asociadas a «Novedades».

Opta por el tercer bloque que permite «grabar, consultar y modificar las novedades de la nómina». Esta sección muestra el siguiente mensaje: «¿Necesitas grabar, consultar y modificar novedades de nómina para este periodo? Localiza cada trabajador en el listado inferior y da clic en el ícono , para seleccionar el tipo de novedad requerida».

Localizar un trabajador o grupo de trabajadores

La funcionalidad de Novedades muestra un listado contentivo de los trabajadores que tienes registrados y que serán incluidos al momento de generar tu documento soporte de nómina y tu planilla de aportes a la seguridad social.

En caso que desees actualizar las novedades de un grupo de trabajadores o de un trabajador en particular; lo puedes hacer en primer lugar ubicando a los trabajadores en el listado disponible en la parte inferior de la interfaz, tal como lo muestra, la siguiente imagen.

minomina.com adicionalmente dispone de la opción de buscar un trabajador en específico. Para ello selecciona el criterio de tu conveniencia entre las opciones disponibles en el sistema: Número de Identificación, primer nombre o primer apellido.

Adicionalmente, tienes la opción de seleccionar un grupo de trabajadores según el estatus que tengan en la nómina; a saber: Todos, no válidos, válido, en proceso de validación y pendientes por transmitir.

De inmediato, se visualizan la nómina de los trabajadores registrados del período actual o el que cumplan con los parámetros o criterios que se  hayan especificado.

Consultar, grabar o modificar novedades

Escoge un trabajador y pulsa sobre el icono de «Novedades». Podrás observar los pagos habituales y especiales asignados al trabajador, veamos las próximas pantallas.

Al tildar sobre cualquier empleado se podrá visualizar los tipos de novedades que le han sido asignadas para esa nómina y dentro de ese período. Observa las siguientes ilustraciones.

Al dar clic en el icono de «Novedades» de cada trabajador, se observarán los tipos que tiene asignadas para ese período. También presenta un área de «Opciones» donde podrás registrar «Observaciones» específicas para ese trabajador.

Agregar o Registrar una novedad

Presiona en la opción «Agregar Novedad». Para este ejemplo incluiremos una novedad asociada a «Licencia no remunerada»  Pulsa sobre el botón «Agregar».

Consultar o modificar una novedad

Para efectos de esta demostración usaremos la novedad horas extras. El resto de las novedades se gestionan de manera similar. Tilda «Horas extras» en las Novedades del período del trabajador, como se indica a continuación.

En este punto se debe «actualizar las horas extras o recargos» del trabajador. Observa las imágenes a continuación.

Al bajar con el cursor o el ascensor dentro del sistema continua los recargos, efectúa los registros o modificaciones respectivas. 

Ya ingresado o ejecutadas las modificaciones de este tipo de Novedades en el trabajador, oprime el botón «Guardar cambios». Recomendación. Revisa previamente los montos y las correcciones ingresadas antes de guardar.

Eliminar una novedad

Para eliminar una novedad, por ejemplo un devengado solo debes presionar el icono «Eliminar» como se observa en la siguiente pantalla. 

El sistema plantea una pregunta al usuario: «Esta seguro que desea eliminar este devengado para el empleado». Se muestran dos botones: el primero señala «No, Cerrar» y el segundo «Si, Continuar». En este caso tilda el segundo botón para que se pueda eliminar el devengado.

Otras funcionalidades

El sistema tiene otras funcionalidades complementarias que se encuentran disponibles por cada trabajador y se describen a a continuación:

Observaciones

Al pulsar sobre este icono podrás ingresar alguna nota especial que requieras dejar sobre el trabajador.

Al tildar «Observaciones», el sistema despliega un recuadro para colocar la observación o nota sobre las novedades o nómina respectiva sobre ese trabajador específicamente. 

Una vez colocada las «Notas», «observaciones» o «información adicional al documento». Por «Ejemplo»: «Información de Novedades de los trabajadores», de inmediato, presiona el botón «Guardar cambios». O de lo contrario, tilda «Regresar». 

Lupa

Al oprimir este icono te dirige al «Resumen de la Nómina Individual» del trabajador. 

Aquí podrás verificar la información de las novedades registradas al trabajador; tales como: «Auxilio de Transporte», «Horas Extras y Recargos», «Vacaciones, Incapacidades y Licencias», «Ingresos Salariales, No Salariales, Otros», las «Deducciones de Ley» y las «Deducciones y Retenciones». Tilda el botón «Regresar» y te llevará nuevamente a la lista de los trabajadores.

Trabajador

En este punto dentro de cada trabajador, se «verifica si presenta novedades y transmite su nómina a la DIAN».

Otras Novedades

En nuestra base de conocimiento tenemos otros tutoriales que podrían resultar de tu interés tales como: Novedades de retiro. Este tipo de novedad permite gestionar las transacciones relacionadas con las liquidaciones e indemnizaciones de despido. Para conocer más sobre este clase de novedad solo debes hacer clic aquí.

Adicionalmente, tenemos interesante información acerca de las Novedades extemporáneas. Recordemos que estas novedades se encuentran asociadas a los beneficios extras que recibe el trabajador por su comportamiento y productividad. Deseo más información.

Asimismo, puedes ampliar la información con respecto a las novedades en caso que requieras saber más sobre cómo consultar y descargar los respectivos reportes. Te invitamos a que revises el siguiente instructivo: ¿Cómo consultar los reportes de novedades en minomina.com?

Para ampliar más el tema, puedes consultar el tutorial: ¿Cómo generar los reportes en minomina.com? | Método web.

Cerrar sesión

Como ya hemos indicado en otros instructivos el sistema tiene dos maneras de ejecutar esta misma acción. Puedes efectuarla por el menú principal que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla o por el botón «CD» (Cambio Desde) que despliega un menú con varias opciones. En este último caso, presiona «Cerrar sesión».

En cualquiera de las opciones que tomes, la plataforma te efectúa la siguiente pregunta ¿Estás seguro que deseas cerrar sesión? Tilda en el botón «Si, continuar» y de inmediato saldrás del sistema. Observa las imágenes a continuación.