Para aprender cómo autogestionar tus procesos en minomina.com y obtener información relevante de la nómina electrónica, puedes ver el siguiente video tutorial para efectuar el paso a paso de la activación de nómina electrónica y habilitación de la DIAN:
En este instructivo se muestran los pasos para habilitar la nómina electrónica ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
La nómina electrónica forma parte de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia. El objetivo de esta importante innovación tecnológica es mejorar el control fiscal de los impuestos que se recaudan. De esta manera las empresas podrán cumplir de forma expedita con las obligaciones tributarias del Estado colombiano.
Para iniciar el proceso de habilitación de la nómina electrónica en la DIAN, se necesita ingresar en tu cuenta de minomina.com. Si es primera vez deberás registrarte para su activación. Te recomendamos que revises los pasos para registrar una empresa en minomina.com ingresando al siguiente tutorial: ¿Cómo registrase en minomina.com? haz clic en el enlace aquí. Inicia sesión, con los datos que suministra el proceso de Registro de Empresa.
Navegar en este tutorial
Para efectuar cualquier consulta puntual sobre el contenido de este artículo, haz clic en el hipervínculo de tu interés:
1.1 Alistar información básica
1.3.1 micontrato (Firma electrónica)
1.5. Activar Nómina Electrónica
2. Inicio de sesión en el portal de la DIAN
3. Gestión de las Nómina Electrónica y Ajuste de la DIAN
4. Obtener el TestSetID (código de habilitación DIAN)
5. Actualizar TetSETID en minomina.com
1. Activar Nómina Electrónica
En el menú izquierdo de la pantalla se puede visualizar la opción de «Activar Nómina Electrónica». Para activar la nómina electrónica es necesario ejecutar cada uno de los siguientes pasos: Alistar información básica, Ver condiciones, Firmar contrato, Pagar configuración y Habilitar DIAN.
1.1 Alistar información básica
Para alistar la información básica, puedes hacerlo de dos maneras: haciendo clic en el siguiente enlace:
O puedes seleccionar la opción desde el menú principal, Empleador, se desplegará un sub menú, tilda Información Básica.
De cualquiera de las dos formas te llevará al siguiente panel con los datos de la empresa. La actualización del RUT la puedes realizar en este mismo instante, pero también el asistente de habilitación ofrece un vinculo que te llevará a la misma opción:
Para revisar los pasos como cargar el RUT te invitamos a revisar el siguiente tutorial: ¿Cómo cargar el RUT? | Sistema minomina.com. Una vez finalizada la actualización de la información básica y el RUT es subido con éxito en la plataforma, se culmina con el primer paso «Alistar la información básica». Pulsa sobre el botón de «Continuar».
La plataforma indica que «Se ha actualizado correctamente la información» tal como se visualiza en la pantalla.
1.2. Ver condiciones
Una vez completado el paso anterior, el asistente de habilitación pasa al segundo paso «Ver Condiciones» . Lee las condiciones, registra el número de empleados de tu empresa y luego Oprime «Continuar» para la aceptar las condiciones, tal como se muestra en la siguiente ilustración:
Eres un usuario nuevo
Hemos creado estos beneficios para ti, a través del plan nomina/miplanilla al cual quedarás suscrito:
- Activa tu nómina electrónica sin asumir tarifas mensuales, pagarás un valor de configuración por única vez.
- Genera documentos de soporte de nómina electrónica y notas de ajuste de tus trabajadores
- Transmite tu nómina: Enviar tus documentos a la DIAN para que sean validados por la entidad.
- Facilidad y seguridad: Al cumplir con las obligaciones con la DIAN y gestionar la nómina de tu empresa.
- Maneja tu plantilla y tu nómina en un mismo lugar
- Escoge tu plan de acuerdo a la cantidad de empleados que tienes
- También puedes elegir algún plan de facturación electrónica de misfacturas .
* En tu configuración como empleador podrás modificar tus preferencias de suscripción en cualquier momento.
1.3. Firmar Contrato
Una vez aceptadas las condiciones, el asistente se ubica en el tercer paso y es la Firma del Contrato.
Para firmar el contrato de «Nómina Electrónica» y continuar la habilitación se debe efectuar los pasos indicados en la participación. Una vez realizado el paso a paso, oprime «Firmar».
Revisa, aprueba y firma tu contrato
Para firmar tu contrato con nosotros y continuar la habilitación de tu nómina electrónica, sigue los siguientes pasos:
1. Haz clic aquí para visualizar o descargar tu contrato. Éste se generará con los datos que actualmente tienes registrados en la información básica de tu empresa.
2. Revisa que toda la información de tu empresa esté correcta. En caso contrario, corrígela aquí en información básica.
3. Una vez revises y apruebes el contrato, haz clic en Firmar, para iniciar el proceso de firma electrónica.
4. Para la seguridad de tu empresa y la legalidad del contrato, se enviará un correo a tu dirección de correo, en él se te invitará a ver el documento y firmarlo utilizando un código numérico.
5. Deberás continuar con la validación y firma electrónica del contrato a través de micontrato.
6. Al finalizar la firma electrónica, continúa con el siguiente paso.
Ten en cuenta que, si realizas algún cambio en el formulario de información básica, después de dar clic en Firmar el sistema detectará que hay nueva información que no coincide con el contrato que ya se generó, por lo que, al regresar a esta sección, deberás clic en el botón Volver a generar contrato que aparecerá habilitado en la parte de abajo.
1.3.1 micontrato (Firma electrónica)
De inmediato, el sistema enviará un correo electrónico para iniciar el procedimiento de la firma electrónica. Presiona el botón «Firmar documento ahora e ingresa el código asignado» en el correo. En este caso 0499.
Envían otro mensaje señalando la invitación a firmar el «Contrato».
En este punto la plataforma indica que al completar la firma digital estás confirmando tu identidad y aceptando los términos que allí se especifican. Si todo esta en orden, presiona «Firmar Documento».
Si deseas ir a ver el documento y firmarlo, utiliza el siguiente botón e ingresa el código que puedes encontrar a continuación. Tilda «Firmar documento ahora».
«Para finalizar la firma del documento», se debe ingresar el código enviado, para este caso 0499. Firmar y presionar sobre el botón terminar.
Tu documento ya esta firmado para revisarlo. De inmediato, indica que «¡Se ha firmado exitosamente este documento!» Presiona «OK».
El sistema informa que «¡Tu documento ya esta firmado!» De igual forma indica que «El documento ha sido finalizado, para ver el documento, ingresa al siguiente botón Ver documento». Recuerda que también puedes acceder a él utilizando su código de verificación. Observa la próxima pantalla. Cuando se oprime Ver documento, se descarga un PDF con la información del contrato.
1.4. Pagar Configuración
Una vez que se ha firmado el contrato, el asistente se ubica en el paso para Pagar la Configuración. Aquí se debe pagar la «configuración inicial», este es un concepto que se paga por única vez. Si tienes un código promocional ingrésalo para obtener un descuento. De inmediato presiona sobre el botón Pagar tal como lo muestra la imagen a continuación
El sistema genera el soporte del método de pago.
1.5. Activar Nómina Electrónica
Este último punto es el paso final para «Activar Nómina Electrónica». En este caso, se requiere ingresar el TestSetID, que es el código alfanumérico que te asignará la DIAN. Debes seguir las instrucciones señaladas como dar clic en el tutorial y obtener el TestSetID, para copiar y pegar en el campo que lo solicita. Posteriormente, oprime «Enviar y Finalizar».
2. Inicio de sesión en el portal de la DIAN
1. Portal corporativo DIAN. Ingresa a la página de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/
2. Factura Electrónica. Dirígete hasta la sección «Temas de interés» y tilda el ítem «Habilitación» que se encuentra en la segunda opción del menú de «Factura Electrónica».
3. Empresa. En el menú principal selecciona la opción «Empresa».
4. Representante Legal. El sistema muestra dos opciones, «Representante legal» y usuario autorizado, opta por la primera, tal como lo muestra la siguiente imagen.
5. Iniciar sesión. Procede a autenticarte dentro de la plataforma. Ingresa tu correo electrónico, contraseña y presiona el botón «Entrar».
El sistema desplegará el siguiente mensaje: "Se ha enviado la ruta de acceso al correo registrado en el RUT de la persona natural que se auténtico en el sistema. El acceso está disponible por 60 minutos".
. Gestión de las Nómina Electrónica y Ajuste de la DIAN
1. Nómina Electrónica y Nómina de ajuste. En el menú principal (de lado izquierdo de la pantalla), dentro de «Registro y habilitación, Documentos Electrónicos», selecciona «Nómina Electrónica», «Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste».
2. Participantes Emisor. El sistema enviará a la página de «Participantes», luego a «Emisor» (seguir las instrucciones indicadas por el sistema) y desde allí debes ingresar a la opción Proveedor Tecnológico.
3. Datos del modo de operación. Selecciona en el modo de operación «Software de un proveedor tecnológico» e ingresa el nombre del proveedor.
4. Configurar Modos de Operación. En datos de la empresa, escoge «Comercio Electrónico en Internet, S.A». Y en este caso «misfacturas». Presionar sobre el botón «Asociar» como se visualiza en la siguiente imagen:
4. Obtener TestSetID
- En el sistema DIAN una vez a indicado Clic sobre el botón «Asociar» le mostrara el código, «Testsetid asignado» debe copiar este código
Para ver el paso a paso puedes revisar: ¿Cómo generar un nuevo código de habilitación (TestSetId) en la DIAN?
5. Actualizar TetSetID en minomina.com
Inicia sesión nuevamente en minomina.com e ingresa el TetSetID como se visualiza en la siguiente imagen y presiona el botón «Enviar y finalizar»
Este es el paso final para activar tu Nómina Electrónica. Para continuar, requerimos que ingreses el TestSetID, que es un código alfanumérico que te asignará la DIAN. Sigue este instructivo para obtener el TestSetIdD, luego cópialo y pégalo abajo.
Si ya sabes cómo obtener tu código, simplemente cópialo y pégalo. Da clic en enviar y finalizar. El sistema se tomará menos de 5 minutos para validar la información. ¡Importante! Al final del proceso de habilitación en la página de la DIAN, debes dar clic en el botón «Sincronizar a Producción». Te invitamos a que revises el tutorial: ¿Cómo finalizar la habilitación en la DIAN?: Sincronizar a Producción
En minomina contamos con especialistas en el área. Si requieres asesoría para la habilitación de la nómina electrónica u otros procedimientos dentro de nuestra plataforma, te invitamos a que nos contactes mediante el Formulario de consultas y requerimientos. De igual forma, hemos dispuesto un soporte telefónico para cualquier duda o preguntas que desees despejar. Para ello, comunícate a través de:
- Bogotá (601) 3904090
- Medellín (604) 6052956
- Cartagena (605) 6932939
- Barranquilla (605) 3855172