minomina.com es una plataforma tecnológica especialmente diseñada para generar y enviar el Documento Soporte de Nómina Electrónica y Notas de Ajustes, de acuerdo con la resolución de la DIAN. Aquí te mostramos el paso a paso de uno de los procesos más importantes de cómo registrarse en el sistema.

El Documento Soporte de Nómina Electrónica y Notas de Ajustes, esta conformado por un grupo de registros y transacciones como son:

1. Soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.
2. Complementarios e impuestos descontados en el impuesto sobre las ventas -IVA (cuando aplique).
3. Pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina y que corresponde a la relación laboral, legal o reglamentaria.  
4. Valores devengados de nómina, deducciones y el valor total y diferencia de los mismos.

Estos aspectos legales se deberán generar y transmitir para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN y que de manera independiente serán enviados para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

Existen dentro de la nómina electrónica importantes funcionalidades que hacen posible la integración del sistema, entre ellas destacan:

1. Carga de novedades vía web
2. Carga masiva en archivos excel o XML
3. Generación y envío de representación gráfica mediante el corre electrónico
4. Integración con múltiples software de la nómina
5. Generación del CUNE (Código Único de Nómina Electrónica
6. Generación y envió Código QR bidimensional
7. Firma digital
8. Registro y carga de datos en minomina.com

En este sentido, los datos de cada empleador, entes públicos o privados, se ingresan en minomina.com, con la finalidad de registrarlos y generar así lo antes señalado.

Revisiones antes del registro en minomina.com

Para registrar los datos del Empleador (Registro de la empresa) existen tres opciones a saber:

1. Empleador. Persona natural o jurídica que paga los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales de sus trabajadores dependientes y que no se encuentran clasificados en los demás tipos de aportantes.
2. Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana. Solo podrá ser utilizado por personas jurídicas que sean misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales, para realizar exclusivamente la liquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales de los miembros de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana y de sus empleados a cargo.
3. Pagador de aportes de los concejales o distritales o de los ediles de las juntas administradoras locales. Solo podrá ser utilizado para realizar el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales de los concejales municipales o distritales o de los ediles de las juntas administradoras locales o de sus empleados a cargo.

El proceso es igual para todas excepto en el campo «Tipo de aportante», que varía el valor, según el tipo de organización y que el sistema coloca predeterminado. Para el propósito de este tutorial todos los procesos se realizan con el mismo ejemplo del empleador.

Nota. Asegúrate que la caja de compensación corresponda con el departamento ingresado previamente, de lo contrario el sistema arrojará un mensaje de error.

Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana

Pagador de aportes de los concejales o distritales o de los ediles de las juntas administradoras locales

Registrarse en la plataforma de minomina.com

1. Ingresa a la plataforma de mi nómina electrónica. Coloca en el navegador el enlace: https://www.minomina.com/Publico/IndexEmpresas. Se visualizará la pantalla inicial de ambiente.

2. Presiona el botón que indica «REGÍSTRATE». Tal como se observa en la siguiente pantalla.

Empleador. Persona natural o jurídica que paga los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales de sus trabajadores dependientes y que no se encuentran clasificados en los demás tipos de aportantes.

3. Se ingresa a la pantalla de ambiente «REGISTRO EMPRESA» > Información Empresa > Empleador. Presiona el botón de «Continuar».

4. En la siguiente pantalla se observa como primer punto la «Información básica de la Empresa», y los campos para que se ingresen los datos solicitados.

5. Por ejemplo, datos como «Forma de presentación», «Tipo aportante», «Tipo empresa» se desplegarán para seleccionar el correspondiente al caso, como se observan en las siguientes imágenes.

5. Una vez ingresados todos los datos solicitados (No deben llevar acentos y colocarse la cantidad de caracteres indicados en el sistema) presiona el botón de «Continuar».

6. Registrado los datos básicos de la empresa, se pasa al segundo punto del «REGISTRO EMPRESA» > «Información del representante legal». Nota: en esta área solo permite letras.  No debe colocarse ni acentos, ni números, tilde o virgulilla (~).

7. Colocados los datos presiona «Continuar» como se observa en la próxima ilustración.

8. Seguidamente, el tercer punto, donde se registra la «Información condiciones de la empresa». Observa la imagen a continuación.

9. Cabe mencionar que el departamento donde está ubicada la Caja de Compensación Familiar debe coincidir con el departamento. Tal como se resalta en la siguiente pantalla. Luego tilda «Continuar».

10. En el cuarto y último punto denominado «Información del usuario», se procede a generar los datos de acceso a la plataforma. Visualiza la siguiente imagen.

11. En este último punto, una vez registrada toda la información correspondiente, el sistema asigna el usuario como se observa en la siguiente pantalla. Se debe registrar la «Clave» y luego «Confirma clave». Tilda «Finalizar». 

Cada uno de los procesos realizados en mi nómina electrónica son necesarios para su completo y adecuado registro.