¿Que son las provisiones de las prestaciones sociales?
Son dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados y que no constituyen salario.
Porcentajes en las provisiones de nómina
Así se calculan los valores que se provisionan para el pago de estas, así:
- Prima de servicios
Con respecto a la prima de servicios, se establece que por cada año laborado se debe pagar un mes de salario; es decir, si el año tiene 12 meses, en cada mes se debe provisionar una doceava parte, en consecuencia, cada mes se guarda el 8.333% del salario; esta prima se paga en dos periodos, la mitad en junio y la otra mitad en diciembre.
- Cesantías
De la misma forma que la prima de servicios, en el caso de las cesantías se debe provisionar el 8.333% para cumplir con el pago extra de un mes de salario por cada año trabajado.
- Intereses sobre las cesantías
En el caso de los intereses sobre las cesantías, se liquida aplicando el 12% a la provisión de cesantías.
- Vacaciones
A diferencia de los porcentajes de cesantías y prima de servicios, el porcentaje de la provisión de vacaciones sólo es la mitad, es decir el 4.17%, debido a que las vacaciones corresponden a 15 días por año de trabajo, mientras los otros conceptos son 30 días por año de trabajo.
¿Cómo incluir las provisiones de prestaciones sociales en minomina?
Así puedes incluir las provisiones de las prestaciones sociales de tus trabajadores en minomina.
- Estando en el periodo, dirígete a las novedades del trabajador (+) y selecciona la opción de “Devengados”.
- Haz clic en “Ingresos no salariales” y clic en “Continuar”, escoge la opción de la provisión que deseas incluir y da clic en agregar, digita el valor de la provisión y haz clic en “Agregar devengado”. Ten en cuenta que las provisiones de las prestaciones sociales son Provisión de Cesantías, Provisión de Prima de Servicios, Provisión de Intereses sobre las Cesantías y Provisión de Vacaciones:
Selección de la provisión:
Ejemplo de selección de la Provisión de cesantías:
Recuerda: El concepto como la suma de los valores de las provisiones, será visible mediante la Representación Gráfica y el XML que se genera y se transmite a la DIAN. En el desprendible de nómina que se genera y se envía al trabajador, los valores como el concepto de las provisiones no será visible.
¿Cuándo se deben reportar las provisiones de nómina en la nómina electrónica?
De acuerdo a el Oficio 912416 de la Unidad Informática de Doctrina de la DIAN, conceptúa que al establecer que “el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón a: (i) los pagos; (ii) abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo” – el devengo en una norma contable establece que las transacciones o hechos económicos se registran en el momento que ocurren, independientemente de su fecha de pago.
Y continúa “En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.
Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.”
De lo anterior, se entiende que al ser las provisiones hechos económicos que surgen de forma mensual y al ser tratados como abonos en cuenta, la empresa puede escoger la misma periodicidad para crear el gasto y generar la transmisión de este. Independientemente de la periodicidad con que se registren las provisiones, debes tener en cuenta como calcularlas y registrarlas de manera correcta contablemente.