En minomina.com estamos construyendo un conjunto de tips y recomendaciones para que el registro de datos de tu nómina mensual sea consistente. En este caso nos ocupa el relacionado con el consecutivo y prefijo del trabajador, veamos de qué se trata.

En el registro de la nómina electrónica cada trabajador es identificado inequívocamente con un código. Cada mes se debe enterar a la DIAN sobre los movimientos o transacciones laborales que ha tenido el trabajador en cuestión durante ese período. De manera interna, el sistema tiene una estructura de datos que debe ser poblada de forma correcta antes de hacer la transmisión de la nómina electrónica.

En este caso particular, analizaremos los campos asociados al Número de secuencia XML, el cual está conformado por los siguientes campos: Código del trabajador, Prefijo y Consecutivo. Para evitar devoluciones por falta de integridad o inconsistencia de este conjunto de datos, se debe prestar especial atención al prefijo y consecutivo de cada trabajador.

Y también, sumo cuidado de que no se usen la misma combinación de prefijo y consecutivo de un trabajador que se haya utilizado en meses anteriores. Cada mes debe tener un consecutivo diferente. En la figura anexa se puede visualizar un ejemplo:

Si en el mes de enero se utilizó para el código de trabajador “1” con prefijo “ABC” el consecutivo “123”. En el siguiente mes: febrero se debe tener un consecutivo diferente que no se haya utilizado en meses pasados para ese trabajador particular. En conclusión, en el campo consecutivo, no se puede reportar la nómina de dos trabajadores con el mismo prefijo y consecutivo, pues cada nómina debe tener su consecutivo.