En este tutorial te mostramos el paso a paso para subir el archivo nómina electrónica en tres tipos de formato CSV, XML y Cifrado de Archivo

 

Mensualmente, las empresas deben informar a la DIAN cada uno de los movimientos laborales de sus empleados y jubilados. Esta actividad digital se hace a través de un archivo con unas especificaciones particulares. En el mismo se reflejan cada una de las asignaciones y deducciones de la nómina del empleado. Con estos datos se pueden hacer los cálculos necesarios para que las empresas honren los impuestos correspondientes por este tipo de transacción.

Las empresas pueden hacer esta transmisión de datos directamente en la plataforma de la DIAN. No obstante, pudiera resultar complicado o tedioso para muchos empleadores. Es por este motivo, que empresas como minomina.com han sido acreditadas para ofrecer este tipo de servicio. De esta manera las empresas pueden dedicarse a cumplir sus objetivos particulares y hacer uso de nuestra amigable e intuitiva plataforma y por esta vía realizar la carga de los archivos que exige la ley.

Con la opción de «Cargar Nómina» que dispone nuestro sistema podrás usar el tipo de archivo de tu conveniencia. Independientemente de la opción que selecciones, deberás hacer una compresión del archivo para facilitar la velocidad de carga y descarga. 

Seguidamente, encontrarás una breve descripción de cada uno de los tipos de archivos disponibles y un instructivo con cada uno de los pasos que debes ejecutar según el tipo. Seleccionada la alternativa por la que optes siempre tendrás que comprimirlo. Sin más preámbulos entremos en materia.

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Si desear ingresar a alguna información de interés, puedes dar clic en cualquiera de los vínculos a continuación:

Diferencias entre los formatos CSV, XML y Cifrado de Archivo

Archivo CSV

Archivo XML

Cifrado de archivo (EFS)

Compresión de archivos .ZIP

Acceso a minomina.com

Subir archivo de nómina electrónica

Archivo | Tipo CSV

Archivo | Tipo XML

Archivo | Tipo Cifrado de Archivos

Diferencias entre los formatos CSV, XML y Cifrado de Archivo

Archivo CSV

(Comma Separated Values) significa valores separados por coma. Es cualquier archivo de texto que sus caracteres se encuentran separados por comas, creando una tabla de columnas y filas. Suele efectuarse con Excel (lo más común es leer archivos CSV desde Excel).

Desde este tipo de archivos se facilita el manejo y control de gran cantidad de datos en formato tabla. Sencillo de generar a partir de un documento de texto, delimitándolos con comas. Ideales para cuando hay una serie de valores que se relacionan con cierta información y almacenará valores para cada campo.

Archivo XML

(Extensible Markup Lenguage) acrónimo de Lenguaje de marcas extensible. Es un archivo de texto sin formato de lenguaje marcado  extensible, y es creado por el World Wide Web Consortium) - W3C. El objetivo es definir la codificación de documentos. Con este tipo de archivos se puede simplificar el intercambio de datos. Siendo compatible con distintas aplicaciones. Otorga facilidad para almacenar los datos y beneficia tener datos de auto descripción (etiquetas).

Cifrado de archivo (EFS)

(Encrypting File System) sus siglas significan sistema de cifrado de archivos. El cifrado de archivo encriptación, es un procedimiento mediante el cual se puede ocultar o hacer ilegible información de un mensaje, datos de un documento o de cualquier archivo a simple vista. 

Cualquier contenido que envíes desde tu ordenador u otro dispositivo con sistema Windows a la red puede ser cifrado. Este tipo de archivo es almacenado por Windows en el disco duro en formato cifrado. Viene  a ser una alta protección que es proporcionada por el sistema para mantener a salvo la información.

Compresión de archivos .ZIP

(Zone Improvement Plan) esto quiere decir plan de mejora de zona. Es un formato de archivos que se utiliza para comprimir uno o más archivos juntos, facilita transportar y ser reducidos en general. Vienen siendo como carpeta de tu computadora. Estos se identifican de forma fácil visualizando extensiones .ZIP o .zip al final de un archivo.

Los zip archivan en menos bits la configuración en información por ende, reducen el tamaño. Este aseguran que la información original se mantenga intacta.

Acceso a minomina.com

Para ingresar a la plataforma de minomina.com, procede a acceder al enlace https://www.minomina.com/Publico/IndexEmpresas. Y sigue los pasos que a continuación se indican:

Paso 1. Tilda en «INGRESO» como se observa y señala en la imagen.

Paso 2. Al tildar se desplegará el menú solicitando el usuario y contraseña respectiva. De inmediato, procede a colocar los datos. Tal como se puede apreciar en las siguientes imágenes.

Subir archivo de nómina electrónica

Para proceder a subir el tipo de archivo según requieras, sigue a continuación los pasos que se indican.

Paso 1. En el lado izquierdo de la pantalla se observa un menú. con diferentes opciones.

Paso 2. Procede a presionar la opción «Nómina» como se aprecia en la siguiente gráfica.

Paso 3. De inmediato, se desplegará un menú, tilda «Subir Archivo».

Archivo | Tipo CSV

En esta pantalla indica diferentes acciones que podrás realizar según el tipo de archivo seleccionado en este caso .csv. En esta opción podrás:

• Generar tu archivo de nómina según la estructura requerida. Para esto descarga el «manual de estructura de nómina» aquí. Que te ayudará a despejar dudas sobre los campos solicitados.
• Para saber si la estructura es la correcta podrás descargar alguna de las siguientes plantillas predeterminadas y completar de acuerdo a tu requerimiento:

Planilla para documento soporte nómina

Para para notas de ajuste de eliminación

• Al crear el archivo a través del Excel, escoge la opción «guardar como» dentro de tu ordenador. Luego seleccionarás el tipo de archivo .csv, comprímelo en .zip para su posterior carga.

«¡Evita Errores!»: recuerda que dentro del .zip solo se podrán cargar archivos .csv, ya que no es posible de otro tipo.

Paso 1. Selecciona el archivo según tu caso ya sea .csv, XML o Cifrado de Archivos. En este punto, procede a marcar «Archivo .csv».

Paso 2. Luego oprime sobre el botón «Selecciona un archivo», entra a las carpetas de tu ordenador y localiza el archivo .csv. 

Paso 3.  Una vez escogido el archivo presiona el botón «Validar y finalizar Carga».

Archivo | Tipo XML

En esta pantalla se indica distintas acciones que podrás ejecutar, seleccionando el archivo XML:

• Para tener seguridad que la estructura sea la correcta descarga alguna de las siguientes plantillas predeterminadas y completa según tu caso:

Plantilla nómina individual

Plantilla nómina ajuste

Plantilla nómina elección

• En el caso que tu opción de carga sea mediante archivo .xml te será suministrado por tu software de nómina actual o tu ERP - Enterprise Resource Planning ( Sistema de planificación de recursos empresariales). El formato XML es un requisito técnico de la DIAN; y debe ser general por cada empleado. 
• Después debes comprimirlo en un único .zip para posterior carga.

«¡Evade Errores!»: Ten en cuenta que dentro del archivo comprimido .zip solo cargarás archivos .xml y no será posible cargar otro tipo de archivo.

Paso 1. Selecciona el archivo de acuerdo con tu caso ya sea .csv, XML o Cifrado de Archivos. En este punto escogemos la segunda opción.

Paso 2. Dirígete al botón «Selecciona un archivo», entra a las carpetas de tu ordenador y localiza el archivo .XML.

Paso 3.  Por último, ya seleccionado el archivo presiona el botón «Validar y finalizar Carga».

Archivo | Tipo Cifrado de Archivos

Paso 1. Selecciona el archivo de acuerdo con tu caso ya sea .csv, XML o Cifrado de Archivos. Escoge la última opción que es «Cifrado de Archivos». En la pantalla se observa dos alternativas. En caso que sea SI, procede a ejecutar las indicaciones del asistente.

De lo contrario (NO), elige el archivo correspondiente en «Selecciona un archivo» y finalmente presiona sobre el botón «Validar y finalizar Carga».

En minomina.com te apoyamos para que inicies sin ningún contratiempo los procesos exigidos por la DIAN, además, de contar con la infraestructura necesaria para toda tu gestión. Si requieres ayuda o asesoramiento con respecto a la nómina electrónica contáctanos a través del siguiente enlace: https://soporte.minomina.com/hc/es-419/requests/new