El proceso de pago de nómina electrónica es obligatorio y debe cumplirse para generar el documento de soporte que exige la DIAN por cada trabajador. Conoce de qué se trata y el tiempo para hacerlo

El pago de nómina electrónica está soportado por un documento que sirve de respaldo a los empleados y conocer cuánto devenga y cuánto le retienen. Es de suma importancia que el contratante lo genere, no solo para sus trabajadores, también para la DIAN que lo exige en la resolución 013 emitida el 11 de febrero de 2021.

¿En qué consiste el documento de soporte de pago y cuándo hay que generarlo? Para entender más sobre esta exigencia de la DIAN y de su importancia, sigue leyendo a continuación.

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Documento de soporte de pago de nómina electrónica ¿Qué es?

¿Cómo generar el documento de soporte de pago de nómina electrónica?

¿Es obligatorio generar el documento de soporte?

¿Cada cuánto tiempo se debe generar el documento de soporte?

Documento de soporte de pago de nómina electrónica ¿Qué es?

El documento de soporte de pago de nómina electrónica funciona como una especie de factura para que el empleado conozca sus pagos y deducciones. Estas descripciones son acuerdos laborales a los que llegan las partes. Algunas son dictadas por la ley, mientras que otras son implementadas internamente.

Luego que la DIAN valide que cada ítem ha sido correctamente calculado, pasa a manos del trabajador. De esta forma podrá consultar y tener siempre a la mano sus soportes de pago. Con este documento se sustituyen los procesos manuales de desprendibles que recibía el empleado mensualmente.

¿Cómo generar el documento de soporte de pago de nómina electrónica?

Lo primero a considerar a la hora de realizar el documento de soporte es tener listo el pago de nómina electrónica. Una vez hecha, es posible generar la facturación digital y, si el caso lo amerita, algunas notas de ajustes. Es fundamental contemplar elementos como sueldos y salarios, costos, deducciones, pago de impuestos, abonos en cuenta, pago de pensiones, entre otros.

Otro dato importante a la hora de generar el documento de soporte electrónico, es el formato que exige la DIAN, es decir, el archivo debe ser generado en XML. Para tener este elemento cubierto, tu operadora o software contratado tiene que contar con el módulo de transformación.

De forma automática, genera el documento de soporte y los transfiere a la DIAN bajo el formato establecido en la resolución. Si esto no se cumple, el ente regulador podría rechazar los archivos comprometiendo el estatus de la empresa y de sus trabajadores.

¿Es obligatorio generar el documento de soporte?

Sin duda la respuesta es ¡Sí! Sin embargo, la DIAN exige la generación del documento de soporte a los contribuyentes de ISR (Impuesto Sobre la Renta). Especialmente los que tienen a su disposición empleados a quienes les pagan por sus servicios prestados.

Las empresas que tengan a su cargo el pago de pensiones, sobre todo si el beneficiario requiere de un soporte de sus costos, deducciones e impuestos descontables. En caso de ser un contribuyente de régimen simple, este procedimiento no aplica.

¿Cada cuánto tiempo se debe generar el documento de soporte?

Otra de las exigencias de la DIAN está relacionada con la periodicidad del documento de soporte del pago de nómina electrónica. Las empresas que liquidan cada quince días deberán agrupar este valor y transmitirlo mensualmente. Sin embargo, esta acción no interfiere con lo acordado entre el contratante y el contratado. Es decir, puede mantener sus pagos quincenales o semanales, pero ante la autoridad el reporte es mensual.

En este sentido, la DIAN recomienda hacer una agrupación de las transacciones devengadas y retenidas al empleado, unificar las cantidades y generar un solo documento de soporte por trabajador. Las fechas estipuladas por parte de la DIAN para su envío serán los días 10 de cada mes.

Para crear, generar y transmitir esta información a la DIAN, el organismo recomienda tener un sistema automatizado, bien sea de desarrollo propio o a través de un servicio externo que se contrate. El pago de nómina electrónica es un hecho y para estar en ley, debes contemplar estos aspectos en los próximos meses.