La nómina electrónica es la solución tecnológica exigida por la DIAN a las empresas jurídicas para enviar los movimientos salariales de sus empleados. He aquí lo que lo que debes saber.

Los empleados de una empresa o negocio reciben una compensación salarial pagadera de forma mensual. El control y gestión de este procedimiento en algunos casos se realiza manualmente. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha promovido el uso de la nómina electrónica a partir del 2021.

Estableciendo que estas operaciones se deben ejecutar en todas las empresas jurídicas que manejen personal. Pero, más allá de lo que estipula la ley; la nómina electrónica es muy beneficiosa en varios aspectos. 

Pero, ¿Qué es la nómina electrónica? es una funcionalidad que forma parte de los procesos modernos que se impulsan en la actualidad en Colombia. A través de esta solución las empresas ahora tramitarán la nómina de sus empleados de manera automatizada. 

Este documento digital sirve para reemplazar los procesos de la nómina convencional. También, con ella se sustituye el recibo desplegable que se le entregaba a los empleados, es decir, todo se hace online, desde el registro, consultas, hasta impresión de reportes. A continuación, te contaremos sobre la nómina electrónica.

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¿Qué es la nómina electrónica?

¿Por qué implementar la nómina electrónica?

Beneficios de implementar una nómina electrónica

¿Cómo aprovechar las bondades de una nómina electrónica?

¿Qué datos debe contener la nómina electrónica?

¿Qué es la nómina electrónica?

Una nómina electrónica es un documento digital que se usa para brindar soporte a las transacciones que realiza una organización. Esto con el fin de sustituir los desprendibles de pago, y trasladar procesos manuales a mecanismos automatizados. Lo fundamental en este sistema es lo integral de sus procesos porque contempla todas las operaciones administrativas salariales existentes.

La DIAN ha establecido una fecha inicial para que las empresas hagan sus reportes ante la institución de forma digital. Generando facturas o comprobantes de pago electrónicos en archivos XML. También, se pueden cargar en la web individualmente. El objetivo final, es que el documento sea válido sobre las deducciones ante el ISR (Impuesto Sobre la Renta).

La nómina electrónica también servirá de ventana de información inmediata a los empleados para que tengan acceso a datos como: cuánto devenga, el monto neto a pagar, deducciones realizadas, entre otros. Además, de una comunicación directa con la DIAN y otras entidades de control del país. 

¿Por qué implementar la nómina electrónica?

La DIAN emitió la resolución número 013 de fecha 11 de febrero de 2021; consiste en desarrollar e implementar un sistema automatizado del documento de soporte de pago de nómina de los empleados. Es de obligatorio cumplimiento por parte de todas las empresas jurídicas con empleados y varía de acuerdo con el calendario.

Se ha creado un protocolo de ejecución de la nómina electrónica a través de un calendario. Dependiendo de la cantidad de empleados que se tenga, la fecha de activación varía entre una y otra organización. Otra de las principales razones es la facilidad y acceso a la información, generando un puente electrónico entre la empresa y la DIAN, quien exige este documento en un archivo XML.

Para generar este archivo es necesario contar con un sistema o plataforma que ofrezca el servicio de nómina electrónica y que sea completamente automatizada. Y que envía la información al ente competente en los días 10 de cada mes. Las empresas que tienen dividida la nómina por quincena, ahora deberán agruparla. Así, la DIAN recibe un monto consolidado por cada empleado. De esta forma lo exige la autoridad y es tu deber cumplirla.

Beneficios de implementar una nómina electrónica

De acuerdo con el calendario oficial impuesto por la DIAN; las empresas deben implementar la nómina electrónica en sus procesos administrativos. Dependiendo de la cantidad de empleados que posean, hay una determinada fecha para realizarlo.

Al implementar una nómina electrónica los beneficios comenzarán a llover. El primero sin duda es acatar la normativa de la DIAN. Igualmente, atender a tiempo sus requerimientos; y migrar de un proceso manual a uno automatizado. El resultado es un ahorro significativo de tiempo y minimización de errores.

Al ser digital se pueden obtener estadísticas y generar gráficos para mejorar el análisis y lectura de la información. Por otra parte, los datos estarán perfectamente resguardados y de fácil acceso para quien lo desee. 

Cumplir las normas establecidas por el ente regulador, es una gran ventaja, en especial, para estar en sintonía con los nuevos procesos. Sin embargo, hay más beneficios para la empresa si se implementa la nómina electrónica. Conoce por qué debes migrar tus procesos de nómina al mundo digital; siendo algunos de sus beneficios:

Se ahorra espacio

Ahora las empresas podrán presentar un soporte de costos y deducciones en las declaraciones de sus empleados. Se almacena en la nube sin ocupar tanto espacio. Al ser un documento digital, la creación de cada archivo se almacena en espacios virtuales. Por ejemplo, discos duros, la nube, memorias removibles o bases de datos. Así, no tendremos que disponer de oficinas o depósitos para guardar montañas de carpetas que solo traen acumulación, deterioro, polvo y complicaciones para su búsquedas, entre otros.

Se ahorra material

Está claro que la nómina electrónica no se tiene que imprimir ni archivar en carpetas físicas. Todo se maneja electrónicamente y se comparte por vía correo electrónico. De esta forma, las empresas no tienen que invertir en papelería, tóner, archivadores físicos, ni artículos de oficina para estas actividades.

Olvídate de montañas de archivos en físico guardados en depósitos históricos. Se suprime el gasto de papel, siendo un buen aporte al medio ambiente. Ahora todo será digital, desde la creación, almacenamiento y consulta de las operaciones.

Acceso remoto

Un papel en físico solo se puede consultar si se tiene impreso en la mano. Cuando pasamos a una nómina electrónica, el acceso a la información es instantánea y se ejecuta remotamente. Sin importar donde se encuentre, es posible visualizar los datos de un empleado o grupo de ellos sin tantas complicaciones.

Al ser un sistema automatizado, es posible consultar datos de nuevos empleados, considerando que la actualización se hace en tiempo real y sin interferir en los procesos. Por otro lado, se pueden descargar de manera local para visualizar sin conexión a Internet.

Minimiza extravíos

Un papel si no está debidamente identificado, engrapado y ordenado, podría terminar extraviándose. Los archivos digitales no se pierden con facilidad, al estar la información almacenada en una base de datos, el acceso es rápido y sin contratiempos. Sin embargo, es necesario contar con copias de seguridad periódicas para minimizar pérdidas digitales, y resguardar actualizaciones realizadas.

Genera estadísticas

Cuando se tienen datos digitales el proceso de crear estadísticas se hace con mayor facilidad. Va desde generar gráficos, análisis, ordenar la información de acuerdo con una variable, entre otras. Por ejemplo, enlistar a los empleados que más ganan en la empresa, cuántas horas promedio trabajan, costos que genera, y más.

¿Cómo aprovechar las bondades de una nómina electrónica?

Al aprovechar al máximo las bondades que te ofrece una nómina electrónica, puedes adelantar los procesos de habilitación con la DIAN. Es fundamental ir avanzando en estas operaciones para optimizar el tiempo. Para ello, te aconsejamos hacer, lo siguiente:

Homologa términos

Es necesario usar los mismos conceptos y descripciones de transacciones para todos los empleados. La DIAN tiene un glosario de términos que puedes consultar para estandarizar tus procesos.

Agrupa pagos mensuales

Si eres de los que realiza pagos quincenales, la DIAN exige unificar los valores a mensual. Puedes adelantar estas operaciones e ir resumiendo a un “valor acumulado” por empleado.

Contrata un servicio

Es necesario recurrir a un proveedor tecnológico, con el que puedas contar para generar tu nómina electrónica. Implementar una nómina electrónica puede ser algo complicado. Sin embargo, con minomina.com hacemos que estas ventajas o beneficios se multipliquen. Con un sistema de asesoramiento y ayuda las 24 horas para que disfrutes de todos los servicios que ofrecemos. Es momento de cumplir con la Ley y nosotros te ayudamos.

¿Qué datos debe contener la nómina electrónica?

Las empresas, a la hora de enviar la nómina electrónica a la DIAN deben registrar una serie de datos. Así lo ha exigido el ente y esto es lo que se debe cumplir:

• Nombre del archivo. “Documento soporte de pago de nómina electrónica”.
• Datos de identificación del empleador. Nombres y apellidos – Razón social.
• Datos de identificación del empleado. Nombres y apellidos del empleado.
• El CUNE.
• Identificador interno. Número consecutivo que coloca el empleador a sus empleados.
• Descripción salarial. Conceptos devengados y deducciones correspondientes a ejecutar.
• Monto total a pagar al empleado.
• Método de pago a ejecutar al empleado.
• Fecha y hora de generación de documento digital.
• Firma electrónica. Proceso de garantía, autenticidad y aceptación del documento.
• Datos del proveedor tecnológico. Información general sobre la empresa que ha suministrado la plataforma de nómina electrónica.

Estos datos son obligatorios, que deben estar incluidos en el documento de soporte de pago de nómina electrónica que se envía al organismo. Sin ellos, la institución podría rechazar el archivo y generar consecuencias.

En minomina.com podemos asesorarte en todo lo referente a la implementación, generación y ejecución de los procesos de la nómina electrónica. En este sentido, puedes comunicarte con nosotros mediante el Formulario de consultas y requerimientos que hemos dispuesto para ti.

Y en caso de preguntas o dudas también contamos con un soporte de atención al cliente con él que puedes contactarnos a través de líneas telefónicas de las principales ciudades del país. Asimismo, puedes hacernos llegar un correo a soporte@minomina.com y gustosamente atenderemos cualquiera de tus requerimientos.

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