¿Cómo reportar las vacaciones cuando están divididas en dos meses?

¿Qué son las vacaciones laborales?

Las vacaciones laborales son un derecho que tiene todo trabajador dependiente. Para poder optar por un tiempo de descanso y disfrute el trabajador debe haber prestado sus servicios durante un año. Las vacaciones deben ser remuneradas y pagadas por el empleador.

Según la normativa legal y contrato colectivo de la empresa, este lapso vacacional equivaldrá a una cantidad de determinada de días hábiles consecutivos.

Las vacaciones serán concedidas al trabajador dentro del año siguiente al cumplimiento de 1 año de la prestación de sus servicios, originando el derecho al tiempo de descanso.

Para otorgar las vacaciones se podrán efectuar dos acciones de manera formal: Que el trabajador no las solicite (pero le sean dadas por parte de la empresa); o bien sean solicitadas por el trabajador.

Resolución 13 de la DIAN | Vacaciones divididas en dos meses

La Resolución 000013 no cambia la forma de cómo se realiza la nómina, únicamente indica la manera de cómo deben reportarse las novedades en el documento XML, la información a través de su Anexo Técnico.

En el caso de las novedades de vacaciones, estas deben reportarse según cómo fue realizado el pago al trabajador. Si en sus registros contables y de nómina, el pago fue efectuado completo durante el mismo mes, en el documento XML debe colocarse todo el monto.

Si por el contrario, el pago en sus registros fueron ejecutados en dos partes (una en cada mes); entonces el monto debe ir dividido en los documentos correspondientes a cada periodo.

Método vía web | Procedimiento de vacaciones cuando se dividen en dos meses

En este tutorial se muestran los pasos para reportar las vacaciones laborales cuando están divididas en dos meses distintos. Sigue las instrucciones.

Para efecto de este tutorial se describe el proceso basado en un ejemplo.

Un empleado toma 10 días de vacaciones de los cuales 5 fueron en el mes de diciembre y 5 en el mes de enero; pero todos los días fueron pagados con el salario base del mes de diciembre.

1. Una vez ingrese a la plataforma por favor se dirige al menú principal, ubicado en el lado izquierdo de la pantalla, luego, tilda «Nómina Electrónica» y «Periodos anteriores».

2. Después se dirige al periodo de Diciembre donde ubicara al trabajador al cual se le va a gestionar sus vacaciones.

3. Posteriormente, ingresa por la opción de las «Novedades (+)».

4. Se despliega un recuadro donde debe pulsar «Vacaciones, incapacidades y licencias».

5. Después debe seleccionar el tipo de vacaciones si son «Disfrutadas o Compensadas»

6. Luego se debe seleccionar la fechas de las vacaciones, (el sistema solo deja agregar las vacaciones del mes seleccionado en este caso colocaremos los 5 días de diciembre) y «Agregar», el sistema automáticamente calculara el valor de los 5 días dependiendo el sueldo del trabajador.

7. Para finalizar saldrá un mensaje que indica que «La novedad fue agregada exitosamente»

8. Ahora para agregar el resto del valor pagado por las vacaciones debemos dar click en regresar e ingresar por «Devengados».

9. Luego seleccionamos «Otros ingresos» y dar click en «Continuar».

10. Después seleccionar «Anticipos».

11. Aquí se debe agregar el valor faltante de las vacaciones y dar clic en «Agregar» (así quedara el valor total de las vacaciones pagadas en le mes de diciembre)

12. Para finalizar saldrá un mensaje que indica que «La novedad fue agregada exitosamente»

PARA EL SIGUIENTE MES EN ESTE CASO "ENERO" DEBEMOS REALIZAR LOS SIGUIENTES PASOS PARA QUE NOS CUADREN LOS VALORES

1. Seguimos los 6 primeros pasos mencionados anteriormente, es decir vamos a agregar nuevamente las vacaciones pero esta vez en el mes de Enero.

2. Esta vez lo que se debe hacer es deducir el valor que anteriormente habíamos puesto como "Anticipo", en este caso vamos a ingresar por novedades en «Deducciones y Retenciones».

3. Selecciones «Deducciones» y dar click en «Continuar»