Cuando un trabajador tiene una novedad de incapacidad, dicha novedad se deberá reportar en la nómina electrónica en el archivo plano desde la columna CL a la CP de la siguiente manera:

Columna CL a CM en estos campos se debe diligenciar solamente en el registro del mes en que el
trabajador presenta su Incapacidad en formato AAAA‐MM‐DD.

Columna CN en este campo se debe diligenciar el número de días que el trabajador estuvo inactivo por incapacidad (sin importar su origen).

Columna CO en este campo se debe diligenciar el código al cual corresponda el tipo de incapacidad del empleado.

Columna CP en este campo se debe diligenciar valor de la prestación económica pagada al trabajador por consecuencia de la falta de capacidad laboral sin importar su origen.

¿Qué hacer cuando existe más de una novedad de incapacidad con diferente fecha o tipo de incapacidad, para un mismo trabajador en el mismo mes?

Se debe tener en cuenta que en el archivo únicamente permite registrar un tipo de novedad por fila en cada trabajador, en este caso si el empleado en el mismo mes, tuvo más de una incapacidad ya sea por fecha o por el tipo y valor por lo cual cada una de las dos novedades se debe registrar en la siguiente fila, ejemplo así;

1. En este caso de debe diligenciar cada incapacidad en una línea diferente así;

2. En esta segunda fila de la novedad registrada, todas las celdas irán vacías, únicamente tendrá datos el campo diligenciado de incapacidad y el campo de numero secuencial. Ejemplo;

3. Los campos de numero secuencial, deben tener el mismo prefijo y consecutivo. Tal como se ve subrayado en el ejemplo ilustrado. (de este modo el formato agregara la novedad al mismo empleado)

De esta forma se registra más de una incapacidad en archivo plano, y se diligencia para que quede con las novedades y el sistema no le arroje ningún código de rechazo. 

NOTA: Absolutamente las demás celdas de esta fila irán vacías.  Solamente estarán diligenciadas las anteriormente mencionadas (Numero secuencial, y las de incapacidad).