Conoce cómo llevar una nómina electrónica de la mejor manera, para lograr el éxito de tu gestión administrativa y que los procesos sean amigables a la hora de crear y enviar la información salarial.

La nómina electrónica es todo un hecho en Colombia y su proceso puede ser algo novedoso en algunas empresas. Además, la DIAN ha sido muy explícita y ha exigido la mayor colaboración de parte de las organizaciones. No solo en la creación de la información, también en el envío que debe estar lo más clara y real posible.

Para evitar errores, situaciones comprometidas, ediciones o enmiendas durante la gestión de una nómina electrónica, es fundamental seguir algunas recomendaciones. Cada una de ellas debe estar enmarcada en buenas prácticas para llevar, de forma expedita todo este proceso administrativo. He aquí las más relevantes:

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Recomendaciones para llevar una nómina electrónica con éxito

Corto plazo

Revisión de normativas legales

Consulta fuentes de información

Mediano plazo

Diagnóstica y planifica

Contrata los servicios de un software adecuado

Entrelaza información administrativa

Seguridad de los datos

Largo plazo

Seguimiento y control de actividades

Cumplimiento legal

Evaluación de los sistemas tecnológicos

Recomendaciones para llevar una nómina electrónica con éxito

Nuestras recomendaciones para llevar una nómina electrónica con éxito se dividen en tres tiempos: a corto, mediano y largo plazo. Distingue cómo manejar esta digitalización de los procesos salariales de tus empelados:

Corto plazo

De inmediato, debes tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Revisión de normativas legales

Revisa todas las normativas legales que rigen la nómina electrónica. Así, tendrás de tu lado una gran ventaja en términos conceptuales y de cumplimiento.

Análisis de lineamientos generales

Incluye la revisión de los parámetros, conceptos y definiciones (deducido – devengado) que giran alrededor de la nómina electrónica. Es fundamental saber cómo segmentarla para distribuir adecuadamente cada elemento del salario y pago de tus empleados.

Consulta fuentes de información 

Recurre a las mejores y más confiables fuentes de información, principalmente, las del Estado colombiano como el Ministerio del Trabajo, Seguridad Social, la DIAN, etc. De manera externa, puedes recurrir al portal corporativo de minomina.com y revisar el contenido relacionado que ofrece el Centro de Ayuda donde encontrarás un información concreta, oportuna y confiable sobre el tema

Mediano plazo

A mediano plazo cumple y ten en cuenta los puntos que destacamos a continuación:

Diagnóstica y planifica  

Es fundamental planificar y diagnosticar tu estado actual. ¿Qué tienes? ¿Qué te hace falta?

Contrata los servicios de un software adecuado

Contrata los servicios de un software para gestionar tu nómina electrónica. Especialmente, es en estos momentos, que se debe canalizar y darle un mejor sentido a la información recolectada. Es decir, ir definiendo como será tu nómina en función a las normativas investigadas. Por ejemplo, ¿bajo que formato se enviará la nómina? ¿Excel, XML o por medio de una integración? Recuerda elegir el adecuado para facilitar la tramitación.

Entrelaza información administrativa

Debes cruzar toda tu información administrativa (nómina, contable, personal) para generar un solo archivo o documento digital. Así, el sistema podrá establecer los parámetros de búsquedas de una manera más acertada.

Es fundamental realizar los diagnósticos para prevenir problemas. El objetivo es evitarlos a toda costa, así tu emisión mensual se hará de la manera correcta. De esta forma, ahorras tiempo y evitas las tediosas correcciones.

Seguridad de los datos

Un último factor a determinar está asociado con la seguridad de los datos. ¿Qué elementos de protección tienes para cuidar la información? Recuerda que toda la data entrará a un mundo digital, sondeado constantemente por piratas informáticos. Si estos logran tener el control de tus sistemas podrías pasar un buen tiempo resolviendo; y repercutiría negativamente en tu operatividad.

Largo plazo

Estos son aspectos de mucha relevancia, no obstante, tendrás un poco más de tiempo para implementarlos:

Seguimiento y control de actividades

Esta sección es netamente seguimiento y control de las actividades ejecutadas. Es necesario evaluar si el reporte digital concuerda con la información interna. Si existe algún error, incongruencia o falla, deberás corregirla, previa notificación a la DIAN.

Cumplimiento legal

Evalúa si efectivamente estas en regla y cumples cabalmente con lo estipulado por la ley. 

Evaluación de los sistemas tecnológicos

Realiza evaluaciones periódicas a tus sistemas tecnológicos, desde la seguridad (elemento clave), hasta el debido registro de la información. También, si los accesos están definidos, manuales de usuarios, servidores, comunicación, entre otros.

En minomina.com tenemos toda la infraestructura lista para empezar a gestionar tu nómina electrónica. Además, de una serie de documentaciones disponibles para ti. Puedes contactarnos para un asesoramiento personalizado a través de nuestras líneas de atención:

• Bogotá (601) 3904090
• Medellín (604) 6052956
• Cartagena (605) 6932939
• Barranquilla (605) 3855172