Este instructivo muestra los pasos para el reporte de cesantías en la nómina electrónica. Revisemos el proceso.

La cesantía es un aporte (prestación social) que hace el empleador en los haberes del trabajador. Es una especie de ahorro que el empleado puede hacer efectivo y disfrutar tan pronto se desvincule de la empresa en la cual labora.

El objetivo de este concepto nominal es proteger al empleado temporalmente en caso de la pérdida de su empleo. En Colombia este tipo de seguro tiene características específicas, entre ellas:

1. Es un ahorro de carácter obligatorio.
2. Todo trabajador tienen derecho a ellas, independientemente si su contrato es fijo o indefinido. 
3. Las cesantías son equivalentes a un mes de salario por cada año trabajado.
4. Deben pagarlas tanto empresas públicas y privadas.
5. Podrán destinarse para vivienda o educación superior.
6. Cada afiliado titular tiene una cuenta individual.
7. Poseen una rentabilidad mínima garantizada
8. Este concepto es determinado por la superintendencia bancaria. 

A continuación conozcamos los conceptos relacionados con las cesantías

• Cesantías: Es el pago de 30 días de salario por cada año laborado o la proporción del periodo cuando sea inferior a un año.
• Intereses de cesantías: Interés que el empleador paga a sus colaboradores sobre las cesantías que tenga acumuladas al 31 de diciembre. Siendo una tasa anual del 12%.

Según lo conceptuado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), mediante Oficio Nº 912416 del 6 de octubre de 2021, determina:

“En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero".

"Así las cosas, el reporte de las cesantías e interés de cesantía deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el período en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.”

Cabe mencionar que de acuerdo con lo aplicado por la DIAN el criterio tributario para el auxilio de cesantías e intereses a las cesantías deben atender al concepto de devengo. Es decir, "independientemente si el pago o consignación se efectuó o no, se debe reportar a través del documento de soporte de pago de nómina electrónica, so pena que el gasto de auxilio de cesantías e intereses de las cesantías para el pagador no sea deducible".

Para reportar las cesantías vía web debes iniciar sesión en la plataforma. Si tienes dudas al respecto, te invitamos a revisar el siguiente tutorial ¿Cómo ingresar a minomina.com? Una vez que te hayas autenticado con éxito dentro del sistema, sigue los pasos que compartimos a continuación:

¿Cómo reportar las cesantías vía web?

Se ingresa a la pantalla de ambiente de minomina.com. Saldrá un aviso, procede a cerrarlo. Ve la siguiente ilustración.

Seguidamente, ingresa al menú principal ubicado en el lado izquierdo de la pantalla. Presiona «Nómina» y se despliegan 3 opciones.

Generar Nómina

Procede a tildar «Generar Nómina», observa la siguiente imagen.

De inmediato, entrarás a la pantalla de ambiente de «Generar Nómina», baja con el cursor o ascensor hasta el final de la página y encontrarás el listado de los trabajadores registrados hasta los momentos.

Ingresar a Novedades

Para ejemplo de este tutorial, seleccionamos un trabajador para efectuar el procedimiento. Tilda el icono de «Novedades». Visualiza la siguiente imagen.

Dentro de la «Novedades del período» correspondiente al trabajador, se observan los diferentes conceptos que componen su nómina del mes o período actual. Dirígete y tilda en «Otros devengados». Ve la imagen a continuación.

Otros devengados

De inmediato, estarás dentro de la novedad de «Otros devengados». Aquí se «Ingresa los conceptos que por devengados se causaron para el trabajador en el período actual». Oprime en «Agregar otros devengados».

Se desplegará un menú con los «Tipos de Ingresos» que se encuentran dentro de «Otros Devengados»: «Ingresos No Salariales», «Ingresos Salariales» y «Otros Ingresos».

Selecciona «Otros Ingresos» que indica lo siguiente: «Aquí encontrarás los conceptos que no afectan el cálculo del IBC, entre los que se encuentran los que componen a las prestaciones sociales». Mira la siguiente pantalla.

Seguidamente, se despliega un listado de varios conceptos que conforman «Otros Ingresos». Observa la imagen.

Ingresar Auxilios de Cesantías

Selecciona el concepto que compete en este caso «Auxilio de Cesantías» y presiona «Agregar». Observa las próximas imágenes.

De inmediato, se despliega un recuadro de «Otros Ingresos» para registrar el «Auxilio de Cesantías» que le corresponde al trabajador. 

Procede a ingresa el «Valor» y la «Cantidad de días» solicitados correspondientes a las cesantías. 

Una vez colocados los valores solicitados, oprime el botón de «Agregar Devengado». Observa la siguiente imagen.

A continuación, el sistema genera un aviso que indica «Devengado ingresado con éxito». En la misma pantalla podrás observar la «Novedad» registrada.

Ingresar Intereses de Cesantías

Para el caso el sistema informa que «Es la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre que corresponde al 12 %». Continua dentro de la pantalla de «Otros Devengados» procede a realizar los pasos anteriores y presiona nuevamente «Agregar otros devengados». Veamos como reportarlos. 

En el listado de «Otros Ingresos» tilda en «Intereses de Cesantías» y posteriormente, oprime en el botón «Agregar». 

Se despliega el recuadro para ingresar el «Valor» y la «Cantidad de días» de los intereses.

Registra los datos solicitados y presiona «Agregar Devengado». Observa la próxima pantalla.

Seguidamente, se puede observar que queda registrada la novedad.

Modificar y Eliminar Auxilio e Intereses de Cesantías

Como se puede visualizar dentro de la pantalla de ambiente de «Otros devengados», se encuentran registradas las dos novedades correspondientes a las cesantías. Dentro de las mismas novedades están las acciones  de «Modificar» y «Eliminar». Mira la imagen a continuación.

Para realizar alguna modificación de las novedades antes registradas se deben efectuar los siguientes pasos. Sean auxilio o intereses de cesantías, tilda en «Modificar», según sea el caso.

Se despliega un recuadro con el ingreso del «Auxilio de Cesantías» anteriormente registrado. Procede a efectuar el cambio, ya sea en «Valor» y/o «Cantidad de Días» (o en ambos), y oprime el botón de «Modificar Devengado».  

De inmediato, se observa el cambio realizado en el monto del «Auxilio de Cesantías». El sistema informa que el «Devengado actualizado con éxito». Mira la pantalla a continuación.

Para eliminar algunas de las dos novedades anteriormente registradas, procede a realizar los siguientes pasos. Tilda «Eliminar» sea en auxilio o intereses de cesantías según sea el caso.

Seguidamente, el sistema efectúa una pregunta «¿Esta seguro que desea eliminar este devengado para el empleado?», Hay dos opciones para responder el primer botón con «No, Cerrar» y el segundo «Si, Continuar». Para este caso, oprime en el segundo botón.

Se observa que fue eliminado los «Intereses de Cesantías». Observa la próxima pantalla.