El campo contentivo del número de identificación del trabajador o aprendiz es parte de la estructura de datos utilizada en la transferencia de la nómina electrónica. Revisemos los requisitos para evitar errores en su validación.

La estructura del archivo para la transferencia de la nómina electrónica está compuesta por un conjunto de campos que deben cumplir con una serie de parámetros y requisitos. Uno de ellos es el campo del número de identificación del trabajador o aprendiz.

Este importante dato es utilizado para identificar inequívocamente al trabajador en el documento de soporte de pago y en las notas de ajustes en el momento de generar y transmitir la nómina a la DIAN. Antes de entrar en materia, revisemos información de interés sobre este tópico.

Tipos de campos

Un campo informático o digital, es un espacio otorgado para incluir o registrar una información específica. Estos forman parte de un todo, denominado sistema de información, y que su importancia y objetivo radica en generar un contenido valido.  

En el caso de minomina.com el objetivo de toda descripción y registro en sus distintos campos, es la estandarización del documento soporte de pago de nómina electrónica usado para la transferencia de la información.

Las estructuras de datos de cualquier archivo están compuestas por un conjunto de campos con unos atributos especifico según un objetivo predeterminado. Existen varios tipos de campos. Revisemos los más populares.

Campo numérico

Esta es una colección de números que tienen una relación entre sí. Pueden representar la cantidad de elementos de diversas situaciones o entorno. Por ejemplo, la edad de una persona, o cuántos empleados conforman una determinada área de una empresa. Adicionalmente, la palabra numérico es un termino genérico y variable, que puede describir, comandos, cantidades, etc. 

Campo alfanumérico

Se denomina alfanumérico a una numeración especial o a un término colectivo que se usa para identificar mediante letras, números y otras clases de signos algún tipo de dato. Un ejemplo de estos son contraseñas, transacciones bancarias, códigos identificativos, etc.

Otros campos

Existen otros tipos de campos que de acuerdo con el sistema de información donde se encuentran registran: hora, fecha, porcentajes, entre otros. Cada uno con unos atributos y estructuras propias que lo identifican y validan con inmediatez en sistemas en línea.

Por ejemplo, la edad es un campo que indica el conocimiento gerontológico de una persona, la finalidad es registrar el dato de cuántos años tiene a partir de su fecha de nacimiento.

Número de Identificación del trabajador

Una vez aclarado los tipos de campos y los datos que cada uno puede registrar; el número de identificación que actualmente tiene un trabajador o aprendiz, deberá ir sin puntos, comas, espacios, así como tampoco guiones en el intermedio del campo.

De acuerdo con el Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica Versión 1.0, el número de documento de cada trabajador solo permite ingresar números, no se permite colocar letras, y solo se pueden colocar número del 0 al 9 según lo que se puede ver en la siguiente gráfica:

La columna con título "N" establece el tipo de dato que está descrito en la tabla 3 del mismo anexo y que se observa a continuación

Mensaje de error

«Número de identificación del trabajador no permite letra ni guiones, sin puntos, ni comas, ni espacios». 

Causas y soluciones

Este mensaje que puede generarse durante la transmisión de la nómina electrónica, debe resolverse revisando los parámetros indicados en la Tabla 3 - Tipos de Datos de los Elementos en los Archivos XML. Y que señala:

«Numérico: solamente son aceptados los números 0 a 9, el punto de separación decimal, y las señales "+" y "-".»

En minomina.com estamos adicionando esta validación de tal manera que no se permita el ingreso de letras en este campo. Tampoco se permite ingresar guiones en el intermedio del campo, por ejemplo el valor 1111111-2 no es permitido. 

Ver Resolución 013 | Aspectos importantes – minomina.com

El objetivo de las especificaciones señaladas en el Anexo Técnico del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, es estandarizar el formato general y completo que se transfiere a la DIAN. Por ello, si necesitas apoyo en cuanto a la formalidad y registro de los diferentes campos y su correcto envió, contáctanos a través de nuestro Formulario de Consultas y Requerimientos que hemos puesto a tu disposición.